Памятка для сотрудников, направляемых в командировку и порядок подтверждение подотчетных расходов на хозяйственные нужды.

Электронные билеты

Электронные билеты имеют особую структуру и форму, которые утверждены ведомственными нормативными актами. Так, форма электронных проездных железнодорожных документов утверждена Приказом Минтранса России от 21.08.2012 № 322[1](далее – Приказ № 322), а электронного авиабилета – Приказом Минтранса России от 08.11.2006 № 134[2] (далее – Приказ № 134).

При покупке электронного железнодорожного билета пассажиру выдается контрольный купон, являющийся выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Этот купон (подчеркнем, именно купон, являющийся частью электронного билета) в соответствии с п. 2 Приказа № 322 признается документом строгой отчетности, то есть БСО.

При приобретении электронного авиабилета оформляется и выдается пассажиру маршрутная квитанция – выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок, признаваемая документом строгой отчетности в силу п. 2 Приказа № 134. А при регистрации на рейс пассажир получает еще посадочный талон, который подтверждает сам факт перевозки. В нем указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82).

В связи с тем, что оба документа – и контрольный купон, и маршрутная квитанция – признаются БСО, в каждом из них должна содержаться обязательная информация. Какая именно – показано на схеме.

Памятка сотруднику, направленному в командировку

К отчету для возмещения расходов по служебной командировке прилагаются подтверждающие документы в оригинале, а именно:

1.Чтобы подтвердить полет на самолете:

  • билет (маршрутная-квитанция) и посадочный талон
  • кассовый  онлайн-чек с QR-кодом

или

  • электронные билеты (маршрутная квитанция электронного билета) и посадочный талон; 
  • кассовый  онлайн-чек с QR-кодом (при оплате через интернет- распечатать онлайн-чек полученный по эл.почте или в онлайн банке)

2.Поездку железнодорожным транспортом подтверждают:

  • электронный проездной документ АСУ «ЭКСПРЕСС»

или

  • электронный билет  (контрольный купон  электронного билета);
  • кассовый онлайн – чек с QR-кодом (при оплате через интернет- распечатать онлайн-чек полученный по эл.почте или в онлайн банке)

3.Затраты на проживание подтверждают документами из гостиницы:

  • акт об оказании услуг или выполненных работ, счет
  • кассовый онлайн – чек с QR-кодом 
  • если командированный сотрудник жил в съемной квартире, расходы можно подтвердить подписанным договором аренды. К нему приложите копии документов о праве собственности. Расписка в получении денежных средств с обязательным указанием всех данных физического лица (Ф.И.О., паспортные данные, постоянное место прописки)
  • бланк строгой отчетности (БСО), который отпечатан в типографии, имеющий шестизначный номер и серия бланка, сокращенное наименование типографии, ее ИНН, местонахождение, номер заказа, год его выполнения, тираж.

Прочие документы (акты произвольной формы, квитанции к приходным кассовым ордерам) не заменяют указанных документов и к возмещению не принимаются.

                                                                                              С вопросами обращаться по тел. 419-27-13,  439-03-03,  439-17-24,

        

  Документы, подтверждающие подотчетные расходы на  хозяйственные нужды с 01.07.2018

Вид документа

Обязательные реквизиты

Кассовый онлайн-чек

С 03.07.2018 на чеке должен стоять QR-код

Документ об оплате , выдаваемы взамен кассового чека, товарный чек (выдаются предпринимателями на ЕНВД или патенте без наемных работников)

Наименование документа и дата его составления,

Порядковый номер документа,

Ф.И.О. предпринимателя,

ИНН продавца,

Ф.И.О. лица оформившего документ,

Перечень купленных товаров, их количество  с указанием измерителя и цены,

Должность лица, оформившего документ и его подпись

Бланк строгой отчетности

БСО, который отпечатан в типоргафии:

- шестизначный номер и серия бланка,

- сокращенное наименование типографии, ее ИНН, местонахождение, номер заказа, год его выполнения, тираж

-печать

Товарная накладная (акт об оказании услуг или выполненных работ)

Покупатель и грузополучатель (заказчик)-юр.лицо, а не подотчетник

Вместе с товарной накладной  должен быть кассовый чек

Счет -фактура

Покупатель и грузополучатель (заказчик)-юр.лицо, а не подотчетник.

Квитанция к приходному кассовому ордеру (унифицированной форме № КО-1)

Заполнение всех полей, печать и оттиск штампа, подтверждающего проведение операций, например «Оплачено»

Закупочный акт по форме № ОП-5

Ф.И.О. продавца:

Паспортные данные, адрес на основании места регистрации, указанного в паспорте,

Место продажи- рынок, непосредственно у производителя и т.п.,

При покупке товаров или услуг у индивидуальных предпринимателей , которые торгуют в розницу, необходимо взять у продавца документ о том, что тот применяет спецрежим и работает без контрольно кассовых машин, например справку.

С вопросами обращаться по тел.   419-27-13, 439-03-03, 439-17-24

        

Опубликовать в TwitterНаписать в FacebookПоделиться ВКонтактеЗаписать себе в LiveJournalПоказать В Моем МиреПоделиться ссылкой в Моем Круге
Дата публикации: 10.08.2018 15:51