Комплектование архива производится систематическим пополнением архива документами структурных подразделений университета делами постоянного, долгосрочного и временного хранения, которые передаются в архив в соответствии с номенклатурой дел университета. Архив контролирует и оказывает методическую и практическую помощь подразделениям университета в разработке номенклатуры дел с указанием сроков хранения документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
Личные дела работников, личные карточки, лицевые счета, дела по личному составу хранятся в архиве 75 лет. Приказы ректора по основной деятельности, протоколы заседаний структурных подразделений, отчеты структурных подразделений и заведующих кафедрами, хранятся в архиве университета 15 лет, а затем передаются в Центральный архив Нижегородской области на постоянное хранение, личные дела работников, имеющих ученое звание и ученую степень хранятся постоянно в архиве университета (с 2000 года окончания дела).
Формирование дел производится в структурных подразделениях университета в соответствии с
инструкцией по делопроизводству.
График сдачи документов в архив: