Комплектование архива производится систематическим пополнением архива документами структурных подразделений университета делами постоянного, долгосрочного и временного хранения, которые передаются в архив в соответствии с номенклатурой дел университета. Архив контролирует и оказывает методическую и практическую помощь подразделениям университета в разработке номенклатуры дел с указанием сроков хранения документов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

Личные дела работников, личные карточки, лицевые счета, дела по личному составу хранятся в архиве 75 лет. Приказы ректора по основной деятельности, протоколы заседаний структурных подразделений, отчеты структурных подразделений и заведующих кафедрами, хранятся в архиве университета 15 лет, а затем передаются в Центральный архив Нижегородской области на постоянное хранение, личные дела работников, имеющих ученое звание и ученую степень хранятся постоянно в архиве университета (с 2000 года окончания дела).
Формирование дел производится в структурных подразделениях университета в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

График сдачи документов в архив:

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя по размещенному образцу.
Запрос можно оформить в архиве, в канцелярии, выслать по почте, по факсу канцелярии или по электронной почте университета.
Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.
В соответствии со статьей 12 Федерального закона от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» письменное обращение граждан рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.
В исключительных случаях, срок обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Архив ПИМУ: пл. Минина и Пожарского, 10/1, цокольный этаж
Заведующий архивом: Наталья Николаевна Благонравова
Архивариус: Алла Валерьевна Алешина
Телефон: +7 (831)422-13-76, для сотрудников +7 (831)422-13-33 д. 1900
Электронная почта: arhiv@pimunn.ru